Portfolio Grafisk facilitering af TV2 Nyhedsafdeling

Grafisk facilitering af TV2 Nyhedsafdeling

Vi havde nok ikke opnået samme indsigt uden processen med Irene Mynthe. Det har en fundamental betydning for vores nye IT-projekt.

Morten Brandstrup, Produktionsteknisk chef i TV2 News

Første gang med grafisk facilitering

TV2 News skal have et nyt IT-system, og før kravspecifikationerne kan skrives, har ledelsen spurgt medarbejderne, hvad systemet skal kunne. Normalt ville man skrive det ned og udlevere det i et dokument. Men TV2 News redaktionen ville gerne overlevere deres budskaber mundtligt og mere visuelt. I deres søgen efter visualisering, stødte de på konceptet grafisk facilitering. Det var første gang, de prøvede denne metode, men de kunne straks se, at det var helt oplagt, da de jo arbejder med visuelle midler hver dag. De var meget begejstrede for metoden og havde allerede på den første dag selv tegnet deres arbejdsgange op med tændstiksmænd på store tegninger på væggen.

Det store billede

Opgaven var at tegne det store billede over TV2 News’ medarbejderes workflow. Workshoppen foregik over tre dage, og på 3. dag skulle de præsentere deres idéer overfor ledelsen præcis kl. 13. Draw2think stod for hele dag 2, og Irene Mynthe faciliterede. Resultatet for dagen skulle være en stor tegning, som de kunne bruge til deres præsentation. Men først skulle de altså blive klar over, hvad de ville præsentere.

Udfordring

Draw2think havde forberedt en template (stor tegning) som udgangspunkt for en dialog om hver teams udfordringer, behov mv. Der var dog alt for mange teams, selvom gruppen havde fået til opgave at samle faggrupperne i maks. 6 kategorier. ”Jamen, vi har jo allerede presset folk sammen i ni kategorier og vi kan ikke få dem ned på færre!” Ved fælles hjælp blev det alligevel skåret ned til fem kategorier.

Aha!

Irene Mynthe tegnede og stillede spørgsmål til gruppen. Efter en ca. halvanden time og to store tegninger, blev det pludselig klart for deltagerne, at de to tegninger var ens! ”Jamen, det er jo det samme! Vi arbejder næsten ens og har i virkeligheden de samme behov! Det var en meget stor Aha-oplevelse for alle deltagerne, og det ændrede hele deres tilgang til det nye system. ”Det er ikke til at vide, hvornår eller om vi overhovedet havde fundet ud af det samme uden processen med grafisk facilitering”, sagde flere af deltagerne. Der var meget stor tilfredshed med Irenes indsats og med grafisk facilitering som metode. Præsentationen forløb helt perfekt og blev selvfølgelig også optaget og streamet internt.